Nincs is annál frusztrálóbb dolog, mint amikor nyaralásból vagy szabadságról visszatér az ember a dolgos hétköznapokba és a munkahelyén egy csomó elintézetlen, félig befejezett vagy éppen az őt megváró feladathalomba csöppen. Pedig helyettesítés volt, nem lehetne elmaradt feladat. A legnagyobb probléma általában ott van, hogy a helyettesítők nem érzik magukénak a munkát, főleg, ha a feladatok halogatása nem von következményt maga után.
Természetesen ennél a problémánál a főnöknek kell jól irányítania, ebben az írásban mi mégis ahhoz szeretnénk segítséget nyújtani, hogy mi mit tehetünk, hogy nélkülünk is őröljenek a malomkerekek, és hogyan legyenek a feladatok elvégezve a mi tudásunk és tapasztalatunk nélkül is.
Mielőtt beállítjuk a házon kívül automatikus üzenetet, tegyük meg a következő lépéseket.
(A főnök hálás lesz a proaktivitásunkért és ha felállítunk egy működő rendszert, akkor bátran igényelhetünk egy igazán hosszú, pihentető nyaralást.)
#1 Ne kérjük a feladat elvégzését, hanem delegáljuk
A feladatok delegálását ne keverjük össze azzal, hogy megkérünk valakit, hogy végezzen el egy feladatot. A helyettesítő félnek magáénak kell érezni a rábízott feladatokat és felelősséggel kell tartoznia. Tudatosítani kell bennük, hogy a főnök felé elszámolással tartoznak. Legyünk kezdeményezőek, és akár írhatunk egy operatív feladatlistát a főnökünknek, hogy kinek milyen feladatot adtunk át, és például a napi megbeszélés során mire kérdezzen rá.
#2 Ne pozíciót adjunk át, hanem osszuk szét a feladatokat
Ehhez szükséges egy rendszerszemlélet, ahol láthatjuk az ok-okozati összefüggéseket. Ha a mi feladatainkat úgy próbáljuk más pozícióban dolgozó kollégák feladataival összekapcsolni és szétosztani, hogy a lehető legjobban kapcsolódjon az ő napi feladataihoz.
#3 Fontos a kontextus
A helyettesítési feladatot mindig helyezzük kontextusba! Ne azt mondjuk, hogy ezt az Excel táblát minden délelőtt 10 óráig ki kell tölteni és elküldeni a pénzügyi osztályra, hanem azt is mondjuk el, hogy ez miért fontos, miért mi töltjük és miért kell kitölteni, valamint a pénzügynek miért fontos, hogy időben megkapja tőlünk ezeket az adatokat.
#4 Állítsunk fel fontossági sorrendet
Több átruházott feladat esetén prioritási sorrendet is állítsunk fel, hogy ha csúszás lépne fel a napi feladatokban, vagy a helyettesítő félnek is megsokasodnak a saját teendői, akkor tudja, mivel lehet csúszni, és mik azok a dolgok, amiket muszáj elvégezni.
#5 Legyen több opció a helyettesítő személyére vonatkozóan
Akár több személynek is elmondjuk a feladatokat, elsődleges és másodlagos helyettesítő kollégát is meghatározhatunk, hogy ha kapacitás probléma lépne fel, akkor lehessen további segítséget kérni. Fontos, hogy nyomatékosítsuk, ki az elsődleges, és ki az azt követő felelős.
#6 Ne az extra munkát lássák, hanem legyenek motiváltak
Már megvizsgáltuk a feladatok területi összekapcsolódását és a munkavállalók terheltségét. A sikerhez fontos szempont lehet még, hogy az adott munkavállalónak milyen képességei vannak, mik az erősségei. Fontos, hogy a helyettesítő ne stresszként élje meg a ráruházott feladatokat, hanem fejlődési lehetőségként, motivációként és új kihívásként. Az is fontos, hogy sosem magányos harcos egy dolgozó. Mindig van lehetősége segítséget kérni, hiszen a munkahely a csapatmunkáról is szól.
#7 Segítsünk a mi bevált időbeosztásunkkal is
A munkakörünk feladatait akár napi elosztásba is helyezhetjük, így átláthatóbb lesz a lista. Az is nagy segítség lehet, ha határidőket rendelünk hozzájuk. Így tudunk egy hatékonysági tényezőt is biztosítani a helyettesítéshez, hiszen a mi rutinunk hiányozni fog a rendszerből.
Ha megfogadjuk ezeket a tanácsokat, akkor elkerülhetjük, hogy hívogassanak minket a szabi alatt munka ügyben. Ennél is fontosabb, hogy a vakáció után tiszta lappal kezdhetjük a munkát. Mert annál nincs is rosszabb érzés, mint amikor a főnök rajtunk kéri számon az el nem végzett munkát, mindjárt a kellemes szabadság után.
Office presentation photo created by lookstudio – www.freepik.comEZ IS ÉRDEKELHET: